Как происходит исправление ошибочных записей в трудовой книжке и аннулирование записей

Содержание

Порядок исправления записей в трудовой книжке

Правила оформления исправления в трудовой

Кто может вносить правки в трудовую

Основные требования к корректировкам в трудовой книге

Аннулирование информации в трудовой записи

Закон устанавливает порядок ведения трудовых книжек. Каждый гражданин должен иметь бумажный экземпляр книжки. В процессе работы документ храниться у работодателя. Сведения в трудовую вносятся на основании приказа работодателя. Лицом, уполномоченным на ведение документа, является специалист по кадрам. Однако иногда специалист может допустить ошибку. Рассмотрим, как осуществляется исправление ошибочных записей в трудовой книжке.

Порядок исправления записей в трудовой книжке

Исправления записи – это внесение данных о признании предыдущей записи ошибочной и включение необходимых данных. Ошибочная запись при этом может быть зачеркнута.

На практике иногда возникают ошибки при заполнении трудовой книжки сотрудника. Они появляются в связи с невнимательностью или недостаточным опытом делопроизводителя.

Однако трудовая книжка – это важный документ, одной из функций которой является расчет общего стажа. Без копии трудовой, заверенной надлежащим образом, специалист не сможет оформить ипотеку. При трудоустройстве по книжке устанавливается наличие стажа и опыта работы.

Таким образом, документ является для работающего гражданина весьма важным. Допущенная ошибка несет негативные последствия.

Варианты ошибок в трудовой:

1. При внесении сведений о сотруднике (при первичном оформлении трудовой книжки). Они включают Ф.И.О. специалиста, дату рождения, специальность, образование.
2. Ошибки в содержании трудовой. Сведения о приеме на работу, увольнение, перевод на другую должность, даты, нумерацию.
3. Ошибочные сведения в дубликате.

Зарегистрируйтесь сейчас и получите бесплатную консультацию Специалистов

Правила оформления исправления в трудовой

Процедура внесения изменений основывается на заявлении специалиста. Закон не обязывает делопроизводителя сверять ранее внесенные данные. Исключение составляет ситуация с данными, которые специалист по кадрам вносит впервые.

Основанием внесения изменений должен быть приказ работодателя. Поэтому перед исправлением сведений, кадровик должен подготовить приказ и подписать его у руководителя.

Порядок внесения исправления напрямую зависит от места расположения и содержания ошибки. Наиболее популярные ситуации:

1. Запись неверна. Корректировка неправильной записи осуществляется по месту выявления. Если специалист сменил место трудоустройства, то ошибку должен устранить делопроизводитель на новом месте работы. Для внесения данных необходимо предоставить подтверждающую документацию.

Важно! Специалист, вносящий изменения, должен поставить в трудовой книжке подпись. Владелец трудовой должен быть ознакомлен с изменениями под подпись.

2. Ошибка допущена делопроизводителем на прошлом месте работы. Если ошибка была выявлена работником до передачи трудовой книжки новому работодателю, то необходимо обратиться к сотруднику по делопроизводству на старом месте работы.
3. Ошибка содержится в дате. Порядок внесения данных зависит от вида даты. Если ошибка допущена в дате трудоустройства или увольнения, то выносится приказ об исправлении. Если ошибочно внесена дата рождения, то она зачеркивается. Правильная дата указывается рядом. Около исправления указываются реквизиты паспорта (как основание внесения новой даты).
4. Запись является недействительной. Одним из видов недействительных записей является запись о награждении. Если поощрение присваивалось другому работнику, то в трудовую книжку необходимо внести сведения о признании записи недействительной. Ошибочная запись не зачеркивается. Сведения об ошибке указываются ниже.

Кто может вносить правки в трудовую

Работник не имеет права самостоятельно вносить сведения в трудовую книжку. Для этого необходимо обратиться к специалисту-делопроизводителю по месту трудоустройства.

Обязательным условием является наличие подписи руководителя и оттиска печати предприятия – работодателя.

Важно! Запись в трудовую книжку и исправления ошибочно внесенных сведений вносятся исключительно черными или темно-синими чернилами.

Основные требования к корректировкам в трудовой книге

Закон устанавливает ряд требований к внесению правок в трудовой книжке:

1. Не допускается зачеркивание. Запись необходимо признать недействительной.
2. Рядом указывается документ – основание внесение коррективов.
3. Данные подписываются специалистом-кадровиком.
4. Работник подписывает сведения о внесении изменений.
5. Кадровик проставляет гербовую печать организации.

Важно! Отсутствие оттиска печати влечет недействительность изменений.

Зарегистрируйтесь сейчас и получите бесплатную консультацию Специалистов

Аннулирование информации в трудовой записи

Запись может быть внесена ошибочно. Например, сведения о переводе или наложении взыскания включена в чужой документ. В такой ситуации необходимо аннулировать запись.

Правильность внесения данных возлагается на кадровика. Однако, чтобы исключить человеческий фактор, целесообразно проверять все записи.

Запись аннулируется следующим образом:

• вписывается новый (следующий) номер записи;
• вносятся сведения о недействительности информации и ее номер;
• включаются сведения о приказе (основании исключения данных);
• сведения подписываются и заверяются печатью.

Трудовая книжка является важным личным документом сотрудника. Она включает сведения обо всех местах трудоустройства. Законодатели неоднократно поднимали вопрос об упразднении трудовых, однако в 2019 году данный документ продолжает действовать в бумажном виде. Хотя обязанность по ведению книжек возлагается на делопроизводителей, но владельцу необходимо самостоятельно отслеживать правильность внесения данных. В противном случае может возникнуть сложности при оформлении пенсии или другие проблемы.